OpenResearch - Nutzungsszenarien/Anwendungsfälle

Ideen für (noch zu dokumentierende) Anwendungsfälle:

• gemeinsames Projekt durchführen (Team)
• gemeinsam Wissensbereich erschließen (Netzwerk)
• ACB: Technologie/ Wissenstransfer in die Wirtschaft (intern & extern Industrie)
• ACB: Disserstellungsprozess (primär individuell, aber Interaktion für Feedback notwendig)

Use Case: Projektantrag

Partner

interne Gruppe

externe Partner

Uni (Forschungspartner)
Industrie (Kooperationspartner)
Geldgeber, z.B. BMBF
Projektträger, DLR (Deutsche Luft- und Raumfahrt), PTJ (Projektträger Jülich)

An-Institute (z.B. ITIS)

Phasen

Ideenfindung / -generierung

• Beispiel: Diskussion auf Veranstaltung mit Forschungskollegen und Mitarbeiter des Geldgebers
• (Ausschreibungsdatenbanken BMBF) Identifikation möglicher Partner
• (Expertendatenbank)
• Kompetenznetzwerke (CNSS)
• Kontakt zu bestehenden Partnern
• • an der Uni
  • aus Forschungskooperationen
• Kontakt zu neuen Partnern Kontaktaufnahme (Email, Telefon, SNS)

Erstellung Ideenpapier (innerhalb Gruppe)

Erstellung Projektskizze, Umfang ca. 10 Seiten, Forschungs- und Praxispartner benennen, Letter Of Intent von Praxispartnern anfordern, dann Einreichen

Vollantrag / Vorhabensbeschreibung, Umfang ca. 60 Seiten, Arbeitspakete aufschlüsseln etc.

AZA - Finanzbedarf spezifizieren - sehr komplex da viel implizites Wissen erforderlich. Initialer Aufwand ca. 2 Wochen für Neueinarbeitung. Anschließend dann ca. 1/2-1 Tag, wenn Erfahrung vorhanden

Verteilung des Gutachterfeedbacks (Email, Gruppeneditor?)

Vorbereitung & Durchführung Kickoff (ppt, Email)

Interaktion mit Externen

• mit Forschungspartnern: Abfrage (Pull) von Input für Antrag und Skizze, der Input wird dann bislang über Copy/Paste in die Antragsdokumente durch den Hauptverantwortlichen übernommen
• mit Projektträger: spezielle Fragen zum AZA klären - wichtig: wohlgeformte Fragestellung (NICHT: was muss ich reinschreiben, um einen Server zu bekommen?)
• mit Praxispartnern: vergleichsweise gering. Ein Kooperationsvertrag, der für alle Praxispartner gleich ist muss aufgesetzt werden, von allen Rechtsabteilungen geprüft werden, und am Ende zentral unterschrieben werden (aktuell: Umsetzung durch markierte Änderungen in der Textverarbeitung (Unterstützung durch Tool wäre hier denkbar))
• mit externen Wissensträgern im Netzwerk, die nicht am Antrag teilnehmen

Bislang verwendete Werkzeuge

Word, Excel, Email, AZA-Programm, Änderungs-Verfolgungs-Funktion

Ideenfindung z.B. auf Veranstaltungen des eigenen Netzwerks, evtl. unter Einbeziehung von Mitarbeitern des BMBF

Potential für Arbeitserleichterung, Toolunterstützung

Einsatz von kollaborativen Tools, um die Erstellung von Skizze und Antrag zu erleichtern und zu beschleunigen
(-Word-Dokument für Vollantrag schwierig zu generieren, Template für automatische Generierung des Antrags, Verlinkung intern, Aktualisierung der Zeitpläne und tabellarischen Aufstellungen)

Formularsystem zur Kostenschätzung

Übersicht: Wer ist beteiligt, was braucht man (z.B. 3 Universitäten -> AZA's)

Nützliche Features:

• Kollaboratives Editieren von Dokumenten bei räumlicher Verteileung (vgl. Google-Apps; Hervorhebung von ToDo? 's)
• Verknüpfungen mit anderen Tools (Literaturverwaltung, BMBF-Checklisten, Tabellen, Bilder)
• Best-Practices (z.B. Dokument-Assistent; Textbausteine für Standardrhetorik)
• Versionsunterstützung von Dokumenten (vgl. CMS)
• Rechtesystem und Unterstützung von Kommentaren, Feedbackschleifen (Reviews) und Freigaben (durch Professoren) sowie Benachrichtigungsfunktion (z.B. für Hauptverantwortlichen)
• Reminderfunktion für Deadlines
• Strukturtemplates für spezifische Anträge

Schwierigkeiten & Herausforderungen

-bei AZA: Wissen, was einzufüllen ist, ist sehr tacit und implizit, extrem erfahrungsabhängig. Lösungsstrategie ist hier die Erfahrungswerte abzuholen (von erfahrenen Kollegen)
-Zuordnung der Arbeitspakete komplex, Mitarbeiter der AP entwirft ist typischerweise später selbst nicht im Projekt tätig
-Arbeitspakete sind untereinander sehr stark verzahnt und in Menschenmonaten zu spezifizieren, Menschenmonate wiederum beeinflussen Geld, das beantragt wird
-Innere Stimmigkeit bei APs extrem wichtig, AZA muss auch damit stimmig sein

Ideen

kollaborative Antrags-Generierung, da unterschiedliche Partner zuliefern müssen, z.B. Profile der einzelnen Lehrstühle
Vorhabensbeschreibung muss fachlich fundiert und sehr detailliert sein => Potential für kollaborative Zusammenarbeit am Antragsdokument auf AP-Ebene (z.B. mit Wiki?)

Use Case: Dissertationsprojekt

Literatursuche zu Beginn Einarbeitung in ein Gebiet

• Datenbanken per Schlagwort - Findung Schlagwort unterstützbar?
• Zugriffsprobleme - open access?

Werkzeuge

Word (bestehende Exposées)

Powerpoint (bestehende Storylines für Doktorandenseminare etc.)

Literaturlisten bestehender Dissertationen

Literaturdatenbanken - mit und ohne integrierten Artikeln

Google Scholar

Use Case: Wissensmanagement in einer Gruppe

Partner & Zielsetzung

• Partner: interne Gruppe

• Ziel_01: Generierung eines gemeinsamen Wissens / Awareness über laufende Aktivitäten, Projekte, Kontakte etc
• Ziel_02: spontane/implizite Koordination
• Ziel_03: Provision of important Information
  • für die Koordination in der Gruppe
  • für die wissenschaftliche Arbeit der Gruppe

Phasen

• Wie?
  • regelmäßige Treffen (welche Struktur, wie protokollieren, ...)
  • Online Dashboard (welche Information, wie abonnieren/Notifikation)
• Spezielle Werkzeuge
  • Terminabstimmung: gemeinsame/geteilte Terminkalender
  • Terminabstimmung mit Externen?
  • ...

• Was könnte das sein?
  • Paperteiltemplates
  • Exposeestruktur
  • Präsentationsvorlagen für DokSems? , Konferenzen etc.
  • Kontaktadressen
  • HowTos? zu Aktivitäten: Urlaubsantrag, Reiseantrag, Reisekostenabrechnung
  • Informationen zur technischen Infrastruktur (was ist installiert, wie geht man ran, ...)

Use Case: Erstellung Paper

Partner

interne Gruppe

externe Partner

Uni (Forschungspartner)

Bisherige Projektpartner (z.B. Bundeswehr nach Projekt WiBa? )

Phasen

Reihenfolge der ersten Schritte unterschiedlich & iterativ möglich

• Forschungsprojekt_generisch &/ oder Datensatz aus speziellem Projekt
• Themenfestlegung
• Partnerfindung - SNS/ private/ Lehrstuhlkontakte
• Publikation/ Konferenz
• Planung Beitrag - gesamt und in Teilen (Mail)
• Schreiben & Koordination gesamt/ Teile (Mail/ IMS/ shared doc)
• (Einreichung/ Reviews)
• Einarbeitung Reviews oder Abbruch Aktivitäten für diese Publikation (shared doc)
• Konferenz: Vorbereitung Präsentation (iterativ, shared)
• Konferenz: Präsentation
• Konferenz: Vorbereitung Publikation in Proceedings & möglicherweise Publikation in open repositories or whatever
• Ankündigung des Papers und der Präsentation (für Kollegen)
• Bereitstellung des Papers zum Download

Bisher verwendete Werkzeuge

Mail

Word (Templates; bestehende Papers; Methodenbaukasten; Formulierungsbaukasten)

Docs&Spreadsheets

Mindmeister (zum Ideensammeln)

Telefon

Skype

Subactivities

Bezüglich der Research Activities sollten wir pro Subactivitiy verschiedenste Nutzungsszenarien im Hinterkopf behalten, welche eigentlich Anforderungen der Nutzer an sie unterstützende Instrumente darstellen:

• Termine abstimmen, gemeinsamer Terminkalender - importierbar in andere Kalender-Anwendungen
• Dokumente austauschen (bereitstellen)
• gemeinsam Dokumente erstellen/bearbeiten; ausprobieren: http://www.writeboard.com/
• gemeinsam Informationsräume (Mengen von Seiten/Dokumenten mit Links) erstellen/bearbeiten/erweitern
  • sowohl als Wissenspool als auch als Ankündigungsstrom
• gemeinsam Ideen entwickeln
• Andere über aktuelle Entwicklungen informieren ("ich habe heute mit X telefoniert, und...")
• sich selbst darstellen
• andere Personen finden
• Gemeinsamkeiten entdecken
• Sich Anwendungen vorführen
• Literaturreferenzen publizieren (verfügbar/sichtbar machen), kategorisieren (erschließen), ...
  • Kategorisierung sowohl einzelner Einträge als auch Verlinkung Themen und Literaturreferenzen (d.h., wo in Text wird was zitiert & welche umgebenden Autoren werden genannt)
• Projekte / Projekterkenntnisse publizieren, erschließen, ...
• Links zwischen Personen/Institutionen sichtbar machen (wer mit wem, wer in ähnlichen Bereichen, ...)
• verschiedene Bereiche, die öffentlich/ teilöffentlich/ nur intern sind - so dass neben der Collaboration auch die externe Communication getrieben werden kann
• Mitbekommen, was andere so machen (was sie veröffentlichen, mit wem sie arbeiten, was sie bookmarken, welche Projekte sie machen, ....)
• Aufbau von interpersonal relationships (wie auch immer das auf deutsch heißt) - d.h. Ergänzung des Fachaustausches durch private Konversation (=> trust building)
• Koordination von Mitarbeitern, Studenten, Diplomanden
• Fortschrittsüberwachung z.B. von Diplomanden
• ...