Wikis

siehe auch SocialSoftware, CSCW, GroupWare, SocialSoftwareErfolgsfaktoren

Definition

Wikis sind erst einmal nur Sammlungen von (verlinkten) Web-Seiten. Die wesentliche Stärke eines Wikis ist dabei der geringe Editieraufwand, da die Seiten von jedem Besucher ohne besonderen Aufwand innerhalb von Sekunden veränderbar und kommentierbar sind. Wikis werden meist zur asynchronen Zusammenarbeit - d.h. unterschiedliche Benutzer arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten an ein und derselben Seite - genutzt. Im Kontext von CSCW und GroupWare können Wikis deshalb auch als "asynchrone Gruppeneditoren" gesehen werden.

Siehe auch die Definition dazu auf Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Wiki

Nutzungsszenarien

Während ein Blog (bzw. die Blogosphäre) ein Kommunikationsmedium ist, handelt es sich bei Wikis primär um „Gruppeneditoren“ – also einer Möglichkeit, mit der eine mehr oder weniger klar definierte Gruppe von Personen an einem Dokument in Form einer oder mehrerer verlinkter Webseiten arbeiten kann.

Hieraus ergeben sich auch die Nutzungsmöglichkeiten. Immer dann, wenn eine eng gekoppelte oder wenig geplante Zusammenarbeit an Dokumenten erforderlich ist, bieten sich Wikis an. Beispiele sind:

• Dokumentation von Wissen: Gemeinsame Erstellung von Installationsanleitungen, Hand-bücher, FAQs, Change Logs, Schulungsunterlagen, Fehlerverfolgung von Software, Glossare
• Nutzung in Projektarbeit/zur Projektorganisation: Gemeinsame Erstellung und Pflege von Gesprächsprotokollen, Projektbeschreibungen, Zeitplänen, Tagesordnungen, Testergebnissen, Expert Debriefing, etc.
• Nutzung im Softwareengineering
• Sammlung / Austausch von Information: Link-Sammlungen, Notiz-Block, ToDo? -Listen
• Plattform für internationalen Expertenaustausch
• Kulturelle Austauschplattform für Expatriots
• Personal Information Management – elektronisches Notizbuch

"In Unternehmen eignen sich Wikis am besten für Situationen, in denen alle Beteiligten gemeinsam und ohne Hierarchie oder komplexe Workflows an einem Projekt arbeiten. Sie können damit helfen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen oder eine gemeinsame Wissensbasis aufzubauen." (siehe http://www.tecchannel.de/kommunikation/grundlagen/1741654/index.html)

Eine andere Aufstellung von Nutzungsszenarien (Driver 2007: Wikis Change The Meaning of Groupthink, Trends, Forrester Research, Jan 10, http://www.forrester.com/)

• loosely managed knowledge base
• building meeting agenda and keeping meeting minutes
• collecting feedback
• jointly authoring and editing documents that do not require - at least not in the early stages of the life cycle - a high degree of editorial control, auditing, and tracking
• ...
• brainstorming and generating ideas

Medienwahl

Wikis kann man als Ersatz für andere Medien verwenden - von Datenbanken hin zu E-Mail.

Werden Informationen statt per E-Mail über ein Wiki ausgetauscht, dann kann man Zeit bei der Mail-Bearbeitung sparen, hat immer eine Anlaufstelle für die Suche nach bestimmten Information und kann sicher sein, dass die Wissensbasis immer auf dem aktuellen Stand ist. Nachteil ist, dass man sich separat noch um die Benachrichtigung der Kollegen über geänderte Informationen (Awareness) kümmern muss - allerdings geht das inzwischen über RSS-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigungen aus Wikis heraus relativ einfach.

TBD

Erfolgsfaktoren

Nachdem ein Wiki normalerweise keine „Indiviualsoftware“ ist, sondern direkt der Unterstützung eines Teams dient, ist eine Abstimmung im Team über die Nutzung eines Wikis und eventuell die Etablierung organisatorischer Maßnahmen unumgänglich.

Es reicht nicht aus, einfach nur eine Wiki-Software zu installieren und den Mitarbeitern dann mitzuteilen, dass sie nun darüber ihr Wissensmanagement betreiben sollen. Zusätzlich zum Bereitstellen der Software muss mit den Benutzern klar besprochen werden, was in welcher Form über das Wiki erreicht werden soll und was die einzelnen Beteiligten dazu leisten müssen bzw. erwarten können. So sollten sich in Gruppenbesprechungen klare Vorstellungen herauskristallisieren und entsprechende Vorgaben gemacht werden, wie das Wiki genutzt werden kann. Da der Einsatz eines Wikis zunächst einen gewissen Anfangsaufwand bedeutet, ist es zusätzlich von zentraler Bedeutung, dass den Nutzern der Nutzen des Wikis nahegebracht wird.

In mehreren Unternehmen hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiter gerade deshalb das Wiki nicht nutzten, weil sie keinen Unterschied zu anderen eingesetzten Systemen (wie z.B. Contentmanagementsystemen) sahen oder diesen nicht genau benennen konnten. Zusätzlich ist es beim Einsatz eines Wikis in einer Organisation wichtig, bereits bei der Einführung die Mitarbeiter zur Beteiligung zu motivieren. Eine Möglichkeit hierfür biete sich darin, als Initiator des Wikis in „Vorleistung“ zu gehen, z.B. indem man bereits bekannte Inhalte bereits vor der offiziellen Einführung selbst befüllt (oder befüllen lässt).

Ein interessanter Beitrag zu "Erfolgsfaktoren für Wikis" ist die Sammlung von Wiki-Patterns von Stewart Mader:

• http://www.wikipatterns.com/display/wikipatterns/Wikipatterns

Maderer sammelt dabei People Patterns, People Anti-Patterns, Adoption Patterns und Adoption Anti-Patterns, die viele Anregungen für einen erfolgreichen Einsatz von Wikis geben.

Auch interessant zum Thema Erfolgsfaktoren (im Unternehmenseinsatz) von Social Software im Allgemeinen und Wikis im besonderen ist das Buch "Wikimanagement"

• http://www.wikimanagement.de/

Allgemein zu SocialSoftwareErfolgsfaktoren.

Beispiele/Fallstudien

Links

• http://www.wikimatrix.org/
• http://www.wikispaces.com/ - öffentliche Wiki-Services

• http://www.futurechanges.org/enterprisewiki/ - Enterprise Wiki Software/Services